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Informationen zum sicheren Versand von Dokumenten

Warum schicken Sie mir nicht einfach E-Mails?

Vielfach kommunizieren Unternehmen mit der weitaus größten Zahl der Kunden in deren Einverständnis per E-Mail. Eine Verschlüsselung findet nicht statt, die dafür zur Verfügung stehenden Mittel haben sich jedenfalls bislang in der Praxis nicht durchgesetzt. Eine E-Mail im offenen Internet ist für vertrauliche Informationen immer weniger geeignet. Wir setzen stattdessen darauf, dass unsere Nachrichten und Dokumente vom Absender verschlüsselt losgeschickt werden, sicher auf einem Server liegen und von Ihnen von dort abgerufen und erst auf dem eigenen Rechner wieder entschlüsselt werden. Die Nachricht, dass ein Schriftstück auf Sie wartet, erhalten Sie ohne weitere sensible Angaben per E-Mail.

Was ist der erste Schritt?

Sie haben einen Hinweis auf diese Webseite mit einer E-Mail als Begrüßung erhalten. Das bedeutet, dass das von Ihnen beauftragte Unternehmen die Akte im System angelegt hat. Per Briefpost oder Telefax wird Ihnen das Unternehmen ein Schreiben schicken, das Ihr vorläufiges Passwort beinhaltet. Sobald Sie dieses Passwort haben, können Sie die Seite https://emr.mavobiz.de erstmals aufrufen. Sie geben Ihren Benutzernamen und Ihr vorläufiges Passwort ein. Sie werden nun aufgefordert, ein eigenes Passwort zu vergeben. Da auch dieses verschlüsselt auf dem Server gespeichert ist, ist nur Ihnen das endgültige Passwort bekannt.

Wie erfahre ich, dass Sie mir etwas schicken?

Das Unternehmen stellt Briefe an Sie, Mitteilungen der Gegenseite, gerichtliche Verfügungen oder Entscheidungen als PDF-Datei verschlüsselt auf den Server. Der Server informiert Sie automatisch mit einer kurzen E-Mail, dass ein neues Schriftstück darauf wartet, von Ihnen gelesen zu werden.

Wie komme ich an Ihre Mitteilung?

Ihre Schriftstücke finden Sie unter dem Link, der Ihnen per Mail mitgeteilt wurde. Mit Ihrem Benutzernamen und dem von Ihnen festgelegten Passwort erreichen Sie die Übersicht aller Dokumente zu Ihrer Akte. Sie greifen darauf über Ihren Browser zu. Nach unseren Erfahrungen sind die gängigen Browser geeignet, bei Safari mit der Einschränkung, dass andere Dateiformate als PDF nur umständlich geöffnet werden können – wir werden Ihnen in der Regel PDF-Dateien übermitteln.

Kann ich die Nachricht auch am Smartphone oder Tablet lesen?

Ja, Sie brauchen keine eigene App, es genügt der eingebaute Browser.

Kann ich die Nachricht auf meinem Rechner speichern?

Ja, Sie können die entschlüsselten Dateien auf Ihrem Rechner speichern.

Kann ich die Nachricht online noch mal aufrufen?

Ja, die Dateien sind online weiter verfügbar.

Wie kann ich Ihnen etwas schicken?

Sie können uns auf dem gleichen Weg Nachrichten zukommen lassen. Dafür ziehen Sie eine Datei in den Browser, den Rest erledigt die Anwendung. Das Unternehmen wird vom Server benachrichtigt, dass Sie uns etwas geschickt haben. Sie haben übrigens fünf Minuten Zeit für Korrekturen, bevor die Nachricht an uns herausgeht – falls Sie einmal die falsche Datei von Ihrer Festplatte ausgewählt haben. Innerhalb der Zeitspanne könnten Sie in diesem Fall diese Datei aus der Übersicht löschen, das Unternehmen erhält hierüber keine Nachricht.

Die maximale Größe der zu übermittelnden Datei beträgt 50,0 MB.

Wann werden die Daten gelöscht?

Während des Vertragsverhältnisses bleiben die Daten auf dem Server. Nach Kündigung erhalten Sie eine abschließende Nachricht. Sie haben dann einen Monat Zeit, Dateien auf Ihrem eigenen Computer zu sichern. Dann wird der Account automatisch geschlossen und alle Inhalte unwiderruflich gelöscht. Wenn das Unternehmen für Sie unter anderen Aktenzeichen weitere Angelegenheiten betreibt, sind die Accounts für diese anderen Aktenzeichen nicht betroffen, die Löschung betrifft immer nur die einzelne erledigte Akte.

Kostet mich dieser Account etwas?

Nein, die Kosten für diesen sicheren Kommunikationsweg trägt das Unternehmen.

Ich habe mein Passwort vergessen, was nun?

Sie können Ihr Passwort hier zurücksetzen.

Wer betreibt den Dienst?

Wir nutzen den Dienst der SOLE Software GmbH, Sommerbergstraße 97, 66346 Püttlingen, Geschäftsführer Dominik Leibenger, Register AG Saarbrücken HRB 103260.